Апостиль: коли потрібен, куди ставити, де отримати
Апостилювання – це процес легалізації того чи іншого документа для його подальшої подачі в представництво іншої країни. Це свого роду штамп, який підтверджує підпис і печатку людини або організації, яка видала його. Далі розглянемо коли потрібен, як і на які документи ставиться апостиль у 2024 році
Апостиль засвідчує справжність документа для інших держав
Уявіть, що ви – чиновник і працюєте в РАЦСі. Звертається громадянин Белізу (держава в Північній Америці) і просить почати шлюборозлучний процес. До запиту додається белізьке свідоцтво про шлюб.
Увага, питання! Звідки чиновнику знати, що взагалі існує така міні-держава і як там виглядає свідоцтво про шлюб? Як зрозуміти, що свідоцтво – справжнє? Гаразд, нехай не Беліз, нехай навіть Німеччина. Хто з простих обивателів в курсі, як виглядає справжнє німецьке свідоцтво про народження?
Проблему ряд держав вирішили 1961, уклавши Гаазьку конвенцію. До цього документи доводилося легалізувати в інших країнах, щоб вони мали юридичну силу. У кожній країні існували власні процеси легалізації через консульства. На Гаазької конференції з міжнародного приватного права країни-учасники скасували бюрократичну тяганину і постановили: щоб чиновник в одній країні мав стовідсоткові гарантії справжності пред’явленого документа іншої країни, на папері в державі видачі ставиться апостиль.
Апостильовані папери – вірніше, завірені переклади – не вимагають додаткових доказів автентичності і приймаються в держустановах нарівні з місцевими аналогами усіма країнами-учасниками.
Держави домовилися, що вказується в апостилі, як повинен виглядати, яким чином ставити в документ і на які папери можна ставити. Конвенцію оголосили відкритою. У будь-який момент часу кожна держава світу може приєднатися. Наприклад, СРСР вступив у Конвенцію у квітні 1991 року, за півроку до розвалу.
Як виглядає і що повинен містити апостиль
Апостиль перекладається з французької – “Apostille” (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)». Подальший текст дозволено також англійською, французькою або мовою країни, в якій видано папір.
Зміст апостиля регламентовано наступним чином:
- держава видачі;
- хто підписав оригінал, посада;
- яка організація поставила печатку на документ;
- дата та населений пункт видачі;
- установа, що ставить апостиль;
- номер;
- печатка та підпис того, хто проставив.
Штамп ставиться на зворотному боці чи на окремому аркуші. Лист кріпиться до оригіналу різними способами, від приклеювання або скріпки до сургучевої печатки або мотузки. Виглядає апостиль як прямокутник зі стороною не менше 9 сантиметрів. На практиці на папір ставиться штамп або ж формуляр роздруковується на принтері. Далі заповнюється розбірливо необхідними даними.
В майбутньому планується апостилювати електронним способом. У ряді західних країн ведуться розробки програми, яка дозволить зберігати інформацію про документи в комп’ютерній базі даних, що дозволить перевіряти достовірність свідоцтв у будь-який час і в будь-якій країні.
Які документи потрібно апостилювати
Міграційні служби цікавлять папери видані органами запису актів громадянського стану – РАЦС. Це свідоцтва:
- про народження
- про смерть
- про шлюб
- про розлучення
- про усиновлення
- про встановлення батьківства
- про зміну імені.
Крім цього, штамп ставиться на:
- нотаріальні акти,
- рішення суду і судового виконавця, висновку прокуратури,
- довідку про прописку
- дипломи
- і тому подібні державні папери.
Всі перераховані вище документи апостилюються, щоб в інших державах розцінювалися, як легальні папери і не вимагали додаткових підтверджень достовірності.
Потрібно робити апостиль завжди й скрізь? Швидше ні, ніж так. Якщо певне відомство в Німеччині знає, як виглядає свідоцтво про народження, видане українським Рагсом, апостиль чиновнику ні до чого. Проте, ніколи не можна заздалегідь знати, в яку халепу потрапить мігрант, якщо апостиль потрібно раптово. Адже ставлять штамп в країні та у відомстві, яка видала документ. Загалом, доречний рада – постав апостиль і спи спокійно.
У Німеччині також виникають ситуації, коли необхідно поставити апостиль. Наприклад, у разі отримання німецького громадянства гарантія Einbürgerungsamt обов’язково апостилюється перед подачею запиту на вихід з громадянства своєї країни.
Порядок перекладу апостильованих документів
Якщо мова про процес міграції, для подачі анкети в посольство або в німецькі відомства потрібно завірений переклад додаються свідоцтв. Оригінали переводяться разом з апостилями.
Процес такий:
- на документ ставиться апостиль,
- робиться переклад та документа, і штампу.
Заголовок французькою перекладати не потрібно.