Електронне запрошення на роботу в Польщі: що відомо про цифрове освядченя

У цій статті буде піднята тема, яка без перебільшення хвилює величезна кількість іноземців, що їдуть на роботу в Польщу. Питання про можливості отримання візи або в’їзд щодо безвізового режиму з освядченям в електронному вигляді сиплються від читачів і вдень і вночі. Ми до останнього відкладали написання даного матеріалу, бажаючи отримати більш зрозумілу інформацію. Але далі відкладати не можна – людям необхідно в’їжджати в Польщу вже зараз. У цій статті «Europortal» зібрав воєдино все, що відомо на цей час про можливість в’їзду в Польщу по копії освядченя у 2024 році, однак приготуйтеся до непростого читання і великого числа неоднозначних відповідей.

Звідки беруться документи в електронному вигляді

Цифрові формати документів все глибше входять у життя суспільства, і це об’єктивний факт, який не можна ігнорувати. Стосується це і електронних освядчень. Їх існування – незаперечний факт, а от використання для візи / безвіза неоднозначно, оскільки за «доброю традицією» впровадження чогось нового супроводжується неузгодженістю між окремими службами та відомствами.

У зв’язку з цим, читаючи подальшу інформацію, необхідно враховувати:

• Інформація з часом буде оновлюватися. Всі зміни ми публікуватимемо у цьому ж матеріалі.
• Освядченя видається управліннями праці при старостах, рівень впровадження цифрових технологій у яких дуже різний. У деяких умовах сама можливість відкриття електронних документів поки не функціонує.
• Акцент зроблений на матеріалі освядченя, як найбільш поширений документ, але є і випадки роботи за зезволеням або засвядченям. За замовчуванням вважається, що даний аспект (можливість в’їзду з електронної копії) у них однаковий.

При цьому питання цифрового формату інших документів з часом можуть вирішуватися різними методами. Тоді в даній статті з’являться окремі рубрики за зезволеням і засвядченям. Їх відсутність свідчить про однаковому підході.

Документи, що дозволяють іноземцям працювати у Польщі, оформляє роботодавець. Для відкриття освядченя або сезонного дозволу, він звертається з відповідною заявою в PUP (Повітовий ужонд праци). Для воєводського дозволу – воєводське управління праці.

В зв’язку з розширенням цифрових можливостей, вводиться можливість електронного запиту в уженди. Для відкриття освядченя використовується приблизно наступна послідовність дій роботодавцем:

1. Заявка відправляється в PUP через систему praca.gov.pl.
2. Заява (освядченя), після його заповнення, підписується роботодавцем цифровим підписом, за допомогою ePUAP або кваліфікованої підпису.
3. PUP розглядає запит, і в разі позитивного рішення вносить подана освядченя в спеціальний реєстр.
4. У звичайних умовах відмітка про внесення в реєстр (штамп і підпис чиновника) ставиться на бланку освядченя. Оригінал такої ж заяви (з відмітками PUP) передається іноземцю для оформлення візи / в’їзду з безвізу.
5. При електронному запиті, освядченя, вже має відмітку про цифровий підпис роботодавця, отримує і відповідні коди (відмітки) цифрового підпису PUP. Такий документ в РП має законну силу. Надсилається документ (освядченя) роботодавцю в електронному вигляді.

В результаті перед нами якраз електронне запрошення на роботу в Польщу:

Електронне (цифрове) освядченя – це заповнене через систему praca.gov.pl заява про доручення роботи іноземцеві (освядченя), підписаний електронними підписами сторін: роботодавцем, які бажають працевлаштувати іноземця, і представником уженда праци, свідчить, що заяву задоволено та внесено до реєстру.

Цей електронний документ може отримати потенційний працівник-іноземець. Приміром, роботодавець надішле його по електронній пошті. І ось, у людини в телефоні, планшеті або іншому гаджеті є «щось з літерами і цифрами» (як називають іноді цифрове освядчение наші читачі) – що йому робити далі? Чи можна з таким документом звертатися в консульство або візовий центр? Можна в’їжджати по безвізу? Власне, це і є головні питання даного розгляду.

Що не є цифровим освядченям. Чи можна перетнути кордон зі звичайною копією

Ще один вкрай важливий питання – будь-яке «щось з літерами» є цифровим освядченям, якщо документ надійшов від роботодавця? Однозначно — ні. І це треба чітко розуміти: фото або скан-копія звичайного (традиційного, оформленої у паперовому форматі з підписами і печатками) заяви не є електронним освядченям і не може бути підставою для отримання візи / в’їзду в РП.

Тут потрібно зупинитися, і дещо прояснити. Деякі читачі можуть обуритися, мовляв, мій сусід (друг, знайомий) нещодавно спокійно перетнув кордон з ксерокопії освядченя, а ви запевняєте, що так не можна. Не запевняємо! Попереджаємо. Річ у тому, що випадки пропуску з копії документа на практиці зустрічаються досить часто. Дійсно, Страж граничний вправі вас пропустити по такому освядченю, але проблема в тому, що він не зобов’язаний так чинити.

Шанс благополучного результату на цей час – приблизно 50/50. Готові ризикнути – ваше право, але ми вважаємо себе зобов’язаними попередити про можливі наслідки. І ще раз підкреслити, розмова про звичайну копії (в електронному чи паперовому форматі). Безпосередньо в цифровому освядченю ми переходимо далі.

Цифровий оригінал. Можна використовувати електронне освядченя

Головна проблема, пов’язана з розглядуваним питанням, це невизначеність і неузгодженість між відомствами. Річ у тому, що необхідні зміни, в т. ч. і технічного і юридичного характеру, які відбуваються тут і зараз, і процесуальні неузгодженості, хочеться вірити, мають тимчасовий характер.

З-за цього ми змушені приводити в якості аргументів інформацію з різних сторін процесу.

Що кажуть посольства і візові центри

На момент підготовки цієї статті ми перевірили інформацію на сайтах польських посольств в Білорусії, Росії та Україні, а також ППВА в цих країнах. Ніде не виявлено будь-яких змін в інформації. Скрізь чітко прописано, що необхідний оригінал освядченя. У деяких випадках на цьому акцентується увага, виділяючи слово великими літерами:

Варто було затівати це розгляд, якщо дипломатичні служби та їх офіційні представники однозначно заявляють про необхідність оригіналу? Виявляється, є й інша інформація.

Про чим повідомляють управління праці

На офіційних ресурсах ряду PUP з’явилися повідомлення, що дають пояснення про можливості використання цифрових освядчень, приблизно наступного змісту:

«Згідно з інформацією, отриманої з Міністерства у справах сім’ї, праці та соціальної політики: При розгляді справ з консулом приймаються тільки оригінали документів, в тому числі заяви (освядченя), зроблені у традиційній формі – у вигляді електронного документа з електронним підписом. Одночасно, згідно з інформацією, наданої Національній інспекцією праці та прикордонної службою, протипоказань для проведення перевірки за поданням декларації про доручення роботи іноземцеві у вигляді електронного документа або роздруківки такого документа немає».

Наприклад, на сайті варшавського управління праці це виглядає так:

Перш за все, пара слів про те, може чи повідомлення на сайті замінити собою офіційний нормативно-правовий документ. Звичайно, мати перед очима закон або хоча б урядове / міністерське постанову було б значно простіше. Але, по-перше, тоді б не виникало сумнівів у можливості застосування електронного освядченя, а, по-друге, через відсутність на цей час діючих НПА, у нас немає інших джерел. Значить доведеться використовувати інформацію з офіційних сайтів.

Що ми бачимо в цьому повідомленні:

• Оригіналом може бути, як паперовий, так і електронний варіант.
• Відповідь на це питання давав консул, а значить цифровий оригінал може бути використаний для відкриття візи.
• Страж граничний не бачить протипоказань, щоб здійснювати перевірку електронного документа або його роздруку.

У цілому ми отримали відповіді на головні питання: використовувати запрошення на роботу в Польщу в електронному вигляді допустимо і для відкриття візи, і для перетину кордону. При цьому його роздруківка цілком може бути надана у вигляді копії освядченя, що потрібно в загальному пакеті документів.

На цьому хотілося б поставити крапку, і радісно заявити, що ми розібралися у всьому. Але… немає. На практиці випадки відмови приймати документи в ППВА без надання паперового оригіналу мають місце. Це відбувається далеко не у 100% випадків, але все ж відбувається, а значить існує ймовірність втратити час. Нагадаємо, що освядченя може витрачати допустимий для роботи період (180 днів) з дати його початку, в тому числі і якщо іноземець ще не влаштувався на роботу, і навіть зовсім не в’їхав в Польщу. Розгляд доведеться продовжити.

Чи приймуть електронне освядченя

Розглянемо декілька таких ситуацій, коли може бути використаний або, навпаки, не може бути застосований документ електронного формату. Почнемо з однозначних випадків, і, виключаючи їх, виведемо можливості для інших.

Коли застосування цифрового освядчения точно неможливо

Простим відповіддю буде: коли електронний документ не оформлюється. У більш конкретних варіантах це можуть бути наступні:

PUP не відкриває електронних документів

Поки далеко не всі уженди приєдналися в системі, а значить існують PUP, які не мають технічних умов для оформлення електронного освядченя. Очевидно, що такі управління і не можуть оформити цифровий документ.

Далі ми детально розглянемо, як дізнатися про технічні можливості ужендов праци, поки ж досить головного: якщо у вас на руках виявляється нібито цифрове освядченя, а видав його PUP не має можливості такого оформлення, перед вами в кращому випадку звичайна копія, а в гіршому — підробка. Використовувати такий документ для відкриття візи не можна.

PUP працює в електронній системі, але однозначно вказує, що результат видається в паперовому вигляді

У нас немає технічних можливостей перевірити всі повятові уженди праци, але моніторинг декількох з них дає можливість стверджувати, що існують PUP, подати документи на освядченя в яких роботодавець може за допомогою електронної системи, однак прямо вказується, що сам документ повинен виходити в традиційному вигляді – паперове освядченя з підписом і живими (мокрим) печатками.

Наприклад, на момент підготовки матеріалу, ось так виглядало подібне пояснення в GUP Кракова:

Поки складно сказати про причини таких умов. Імовірно це пов’язано або з впровадженням системи ще не на 100%, або з вже згаданим неузгодженістю між відомствами. Точно сказати можна одне: якщо подібне попередження на сайті конкретного PUP є, іноземець для відкриття візи повинен отримати на руки паперовий оригінал з підписами і печатками. До того ж у роботодавця, при подачі електронної заяви, є можливість поставити «галочку» у полі з вимогою отримати паперовий документ поштою.

З цього випливає і ще один момент. Оскільки в описуваної ситуації роботодавець подає заяву в електронному форматі, а отримує в паперовому, у документі можуть бути підписи та печатки тільки PUP, а від самого роботодавця лише вказівки на електронну підпис. Такий документ повинен визнаватися оригіналом, але він надається в паперовому вигляді.

Коли цифрове освядченя точно може бути використане

За великим рахунком про однозначний використанні електронного документа можна говорити тільки при одній умові – якщо іноземець вже знаходиться в Польщі. Тоді освядченя оформляється при його присутності в країні — ні відкривати візу, ні в’їжджати за «безвізу» не потрібно, а цифровий формат визнається всіма сторонами, в т. ч. і при проведенні перевірок.

Звичайно, йдеться про випадки, коли оформлення цифрового освядченя можливо. Найбільш часто такі ситуації виходять:

• При в’їзді в РП з інших причин (наприклад, вирішив працевлаштуватися іноземець, раніше в’їхав для навчання, а до категорії, звільнених від необхідності отримувати освядченя він не відноситься).
• При зміні роботи.

Виключивши все перераховане вище, залишаємо найбільш часті, і разом з тим найскладніші випадки – коли іноземець чекає оформлення освядченя на батьківщині, і планує відкривати візу або в’їжджати на підставі безвізового перебування. До них повернемося.

Як іноземцю дізнатися, чи візьмуть у нього електронне освядченя

Отже, змоделюємо ситуацію, при якій іноземець отримує від роботодавця якийсь електронний документ. Що з ним робити далі? Як визначити можливість його використання для відкриття візи або безвізового в’їзду?

Розглянемо кілька можливих етапів:

Етап 1. Вивчення документа

Ретельно перегляньте отримане освядченя. Перевірте свої особисті дані, відомості про роботодавця і дані про PUP, що видав дозвіл (це дані нам будуть потрібні надалі). Акцентуйте увагу на завершальній частині документа, де повинні стояти підписи та печатки.

• Якщо замість підписів і печаток усіх сторін знаходяться буквено-цифрові або просто цифрові символи, що позначають електронні підписи, переходите до другого етапу.
• Якщо відсутні символи, які ви бачите реальні підписи та печатки, значить перед вами копія звичайного паперового документа, яка не є цифровим освядченям.

У другому випадку потрібно запитати у роботодавця паперовий оригінал, який він зможе надіслати поштою або кур’єрською службою.

Етап 2. Перевірте PUP на підключення до електронної системи

На цьому етапі доведеться виконати ряд дій у системі praca.gov.pl, як це робив до цього ваш роботодавець. Але лякатися не варто – по-перше, ніяких особистих даних вводити не потрібно, а, по-друге, процес завершено не буде, і відомості нікуди відправляти не доведеться.

1. Зайдіть на praca.gov.pl.
2. Клікніть по «Zatrudnianie cudzoziemców».
3. Виберіть «Oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi».
4. Вкажіть від прямого працедавця ваш документ (Oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (PSZ — OPWP)) або від агентства (Oświadczenie podmiotu działającego jako agencja pracy tymczasowej o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi w charakterze pracownika tymczasowego).
5. Поставте перемикач в режим «Nowy wniosek».
6. Перейдіть до поля «Adresat wniosku», і знайдіть у переліку PUP, що видав освядченя.

Все, далі переходити не потрібно. Досить наданої інформації тут.

• Якщо ужонд праци присутня у списку, перейдіть до кроку 3.
• Якщо управління в переліку немає, значить і видати електронний документ воно не могло.

У разі негативного результату, доведеться запитувати у роботодавця паперовий оригінал.

Етап 3. Перевірка вимог PUP на предмет паперової відповіді

Пояснити дії на цьому етапі простіше всього, виконати їх буде досить складно. Ось, що потрібно:

1. Знайдіть адресу свого сайту PUP.
2. Знайдіть пояснення для роботодавця щодо оформлення перевіряється документа.
3. Уважно ознайомтеся з правилами.

Необхідно ознайомитися з правилами конкретно вашого документа. Наприклад, бувають випадки, коли в одному і тому ж PUP освядченя видаються в електронному форматі, а засвядченя вимагає паперового носія.

• Якщо в правилах немає однозначної інформації про обов’язки роботодавця отримувати документ в паперовому варіанті, переходьте до наступного етапу.
• Якщо зазначено, що документ має бути традиційно паперовим, доведеться запитувати у роботодавця оригінал.

Сайти можуть бути багатомовний (вибір різних мов, у т. ч. більш звичні багатьом білоруська, російська та українська). Вибирайте польський. Навіть якщо знаєте його не дуже добре, все одно перевіряйте інформацію на польському. В умовах, коли інформація часто змінюється, найбільш актуальні відомості бувають саме на державному.

Етап 4. Друк документа

Якщо ви дійшли до цього етапу, шанс того, що перед вами справжній електронний документ значно зростає. Гарантії на 100%, як ви вже зрозуміли, не існує, але ймовірність вдалого результату висока.

Але освядченя у вас (умовно) у телефоні, а для візи необхідно подати оригінал і копію. Не здавати ж телефон в ППВА? Звичайно, немає. Документ необхідно роздрукувати в тому вигляді, в якому він прийшов (жодні коригування не допускаються, якщо є помилки, треба роботодавцю виправляти первинний документ). Це буде копія.

Оригінал просто майте з собою на будь-якому електронному носії, щоб його можна було пред’явити на вимогу. Якщо подача здійснюється дистанційним способом, наприклад, поштою, надаються тільки копії.

Аналогічно і з перетином кордону (як по візі, так і щодо безвізового режиму) – необхідно подати копію і бути готовим на вимогу пред’явити оригінал. Більш того, за кордоном ситуація навіть більш визначена. Якщо вірити наведеним вище висловом Варшавського управління, Страж граничний однозначно визнав відсутність заперечень для перетину кордону з роздруківкою електронного документа.

Ситуація з електронним освядченям на цей час непроста і заплутана. Але є всі підстави вважати, що це тимчасове явище. Основні проблеми пов’язані з відсутністю в консульств і прикордонником чітких інструкцій, як діяти, а технічні можливості перевірити освядченя у них є. Причому вже давно.

Що для візи, що для безвізового в’їзду документ надавався завжди. І перевіряти його могли з моменту введення інституту освядчень. Як здійснюється контроль? Дані вводять в інформаційну систему, і перевіряють документ щодо його статусу, параметрів та ін. Що заважає зробити те ж саме, але по одному тільки унікальним номером та паспортом іноземця? Знову ж таки, тільки відсутність чітких інструкцій. Але, повторимося, це говорить і те, що нормалізувати ситуацію нескладно, і є надія, що це відбудеться найближчим часом.

Електронне запрошення для відкриття піврічної візи: Відео