Як відправити документи на польську візу «Новою поштою»

Послуга відправлення документів на візу поштою (з допомогою кур’єрської служби «Нової пошти») в українські ППВА Польщі з’явилася відносно недавно, але стає все популярнішим. Справа не тільки в зручності такого способу, але і в необхідності використовувати його в певних обставинах – наприклад, коли візові центри закриті для особистого прийому через пандемію. Однак зручність такого способу може нівелюватися помилками при відправці документів, що призведе до відмови у видачі візи. Як відправити документи на візу в Польщу Новою поштою у 2024 році та отримати назад оформлений паспорт, докладно опишемо в даному матеріалі.

Хто може відправити документи на візу поштою

Скористатися послугою зараз можуть тільки громадяни України. Це принципово, оскільки подавати в українські ППВА документи на польську візу можуть і іноземці, які мають ВНП. Однак скористатися поштовим відправленням вони права не мають.

Складність 1. Неоднозначним моментом є наявність прописки (реєстрації), і подача документів за місцем такої реєстрації. Безпосередньо немає інформації, що без прописки подаватися не можна, але існують приклади відмови в аналогічних обставинах. Цей момент варто уточнити у конкретному візовому центрі до оплати.

Прийом документів поштою здійснюється тільки на національні польські візи. При цьому, в офіційних поясненнях в одному місці вказано на всі типи віз D, а в іншому перелік обмежений (усіма видами):

• роботи;
• навчання;
• господарської діяльності.

Складність 2. Знову невизначеність. Питання, що стосуються можливості подачі документів з інших підстав (наприклад, по карті поляка тощо), потрібно заздалегідь узгодити в конкретному ППВА безпосередньо перед відправкою.

Які документи потрібні для подачі на візу через Нову пошту

З одного боку, відповідь проста – ті ж, що потрібні для отримання візи при особистій присутності у візовому центрі. Але з іншого, існують окремі вимоги, невиконання яких може призвести до відмови приймати запит або відмови видати візу.

При підборі пакету документів виконуйте наступні правила:

1. Закордонний паспорт, заява-анкета (2 власноруч підписаних примірника — про правила заповнення далі буде докладно), «запрошення» (документ-підстава для візи), акт виконаних робіт (укр., акт наданих послуг – 2 примірники), а, при необхідності, і заяву про анулювання старої візи (так само розглянемо окремо), надсилаються в оригіналах.
2. Інші документи відправляються до читабельних копіях.
3. Пакет документів спочатку вкрай бажано мати повний, оскільки з досилкою нестачі можуть виникнути проблеми.

Копії документів повинні бути в ідеальному якості, що дозволяє ідентифікувати кожен наявний символ. Згідно з правилами відправлення документів поштою, всі відсутні папери, а також нечитані (неякісні) копії необхідно буде замінити. Теоретично, це можна зробити новим відправленням (з нової оплатою), однак на практиці стали з’являтися певні складності.

Складність 3. Нещодавно на офіційному сайті ППВА Польщі в Україні з’явилося повідомлення, що всі документи відповідають вимогам, все одно будуть передані візовим центром у консульство на розгляд. А там, з великою часткою ймовірності, буде відмова. Незважаючи на досить дивну ситуацію, коли спеціально створена для перевірки документів організація відмовляється перевіряти документи, такий підхід дійсно може привести до проблем з оформленням віз.

Заповнення заяви-анкети

Анкета на візу – документ обов’язковий. Без двох примірників підписаної заяви запит розглянуто не буде.

При цьому допомога в заповненні анкети, на яку за окрему плату можна розраховувати при особистому відвідуванні ППВА, при відправленні поштою недоступна. Документ доведеться заповнювати самостійно. Як це зробити, детально описано в цій статті. Пам’ятайте, що мова йде саме про національну візу, відповідно і бланк, та спосіб заповнення повинні бути відповідні.

Акт виконаних робіт

Цей документ є обов’язковим. Заповнити його просто. У верхній частині місто і дата (зазначається дата подачі, яка буде окремо визначена – далі детально розповімо про неї), П.І.Б. згідно з написанням в українському внутрішньому паспорті, номер / серія цього паспорта, вартість консультаційних послуг (сервісний збір), підпис (підпис Замовника).

Разом з тим, в документі міститься таблиця з переліком можливих послуг, в тому числі і додаткових. При подачі на візу поштою заповнюється лише рядок «Консультаційна послуга (сервісний збір)», і зазначається лише розмір сервісного збору – вартість послуг ППВА.

Нагадаємо, що за законом оплата повинна складатися з двох компонентів: консульського і сервісного збору. Перший – обов’язкова оплата, встановлена польською державою, проте громадяни України звільнені від неї, а друга – як раз вартість послуг візового центру (на момент публікації – 14 євро). Іншими словами, сума, яка буде оплачена здобувачем, та вноситься до акта.

Складність 4. У переліку послуг, крім іншого, є кур’єрська доставка та повідомлення про статус запиту. Аналогічні послуги надає і «Нова пошта» (про що детально буде далі), але в акті вказані не вони (аналогічні є і у ППВА, але при відправці поштою вони не використовуються). Тобто, крім рядка «Сервісний збір», при пересиланні документів поштою, більше нічого в таблиці акта не заповнюється – ставиться Z-подібний прочерк.

Списки документів з підстав

Повні переліки необхідної документації за конкретними підставами можна дізнатися в наступних матеріалах:

• Список документів для роботи, крім сезонної.
• Для сезонної роботи.
• Для навчання.
• Возз’єднання сім’ї (в період пандемії може не використовуватися в якості підстав для візи).
• По підприємництву.
• По карті поляка (якщо даний тип подачі припустимо).

Анулювання старої візи

Мати дві національні візи до РП одночасно неприпустимо. Відповідно, якщо є ще діюча віза D, але існує необхідність отримати нову, попередню потрібно анулювати.

Для цього в пакет документів додається заява про анулювання (завантажити бланк можна нижче). Відправляються одночасно всі документи, тобто не потрібно розділяти ці процеси – анулювання старої і заяву на нову – все надсилається одним листом.

Заява являє собою простий бланк, в якому зазначаються П.І.Б. заявника, параметри візи, яку бажаєте анулювати (номер, термін дії), підстави, дата і підпис.

Бланки (зразки) вищезазначених документів можна завантажити за посиланнями:

• Анкета польською мовою.
• Анкета українською мовою.
• Анкета англійською мовою.
• Акт виконаних робіт.
• Заяву на анулювання попередньої візи.

Як відправити документи на візу Новою поштою

Перш ніж перейти безпосередньо до етапів процесу, вкажемо на великі категорії дій. Сформований пакет документів надсилається не на адресу ППВА, а з одного відділу Нової пошти (найближчий до шукача), в іншій (пов’язаний з конкретним ППВА). Вже звідти кур’єр доставить кореспонденцію адресатові.

Про те, які це відділення, як їх впізнати і інші деталі процесу детально розберемо далі.

Крок 1. З’ясовуємо куди потрібно відправити документи

Це попередній етап, який використовується тільки для планування своїх дій. Конкретні адреси відділень відправлення та одержання будуть узгоджені і підтверджені на наступних кроках. Відділення, звідки можна зробити відправлення, допустимо вибрати в даному файлі (клацнувши по посиланню, буде викачаний xls-файл з офіційного сайту ППВА).

Ще раз нагадаємо, що адреси надаються тільки для ознайомлення. Вносити їх у кореспонденцію або використовувати в інших випадках можна тільки після узгодження з візовим центром.

Крок 2. Оплата

Так само як і у випадку особистої подачі, запис здійснюється в момент оплати сервісного збору. Нагадаємо, що зробити це можна особисто у відділеннях Кредобанку, або онлайн за допомогою інструментів Кредобанку або Приватбанку.

Коротко нагадаємо, що оплатити через Приватбанк, у т. ч. через додаток Приват24, можна тільки з рахунку (картки) цього банку, і тільки на ім’я самого платника (виняток – неповнолітні діти платника). Разом з тим Кредобанк приймає платежі більшості поширених систем і банків, а оплата можлива за будь-яку особу, у т. ч. за кілька претендентів.

Складність 5. Якщо при оплаті через Приватбанк П.І.Б. заявника та платника буде відрізнятися хоча б на одну букву, документи не будуть прийняті ППВА, і знадобиться нова оплата і нова реєстрація.

При здійсненні оплати обов’язково виконайте наступні дії:

• Вкажіть справжній номер телефону для подальшого зв’язку.
• Точно вкажіть візовий центр, який буде відправлятися документація (згідно з консульським округом за пропискою).
• Відзначте спосіб відправки: кур’єрською службою «Нова пошта».

На вибір будуть надані два варіанти: особисто або поштою. Особи, помилково або через обставини, що змінилися, вказали на особистий прийом, мають право при наступному дзвінку оператора ППВА змінити спосіб подачі на поштову. Зворотна ситуація (вибрати пошту, але передумати і змінити на особисте відвідування) неприпустима.

Крок 3. Узгодження дати відправлення

При здійсненні оплати заявці буде присвоєно унікальний PTN-код. На наступний день після оплати номер буде внесений у систему вибору дати подання. Автоматична Система, її вибір не контролюється і не коригується людиною, тобто оператор не зможе змінити дату – тільки підтвердити або скасувати. При цьому дата подачі не може бути призначена швидше, ніж на 8-ий день після дня оплати.

Протягом наступних днів після вибору дати, оператор ППВА обов’язково зв’яжеться з претендентом, щоб підтвердити дату відправки. Відсилати документи можна тільки в зазначений день, інакше розгляд може бути збільшена до 45 днів.

Складність 6. До недавнього часу (і цю інформацію ще можна зустріти в багатьох джерелах) дата відправлення не узгоджувалася, і могла бути будь-якою після факту оплати. Проте нещодавно візові центри змінили це правило, і тепер кореспонденція, надіслана не в зазначений день, значно (до 45 діб) збільшує процедуру розгляду запиту.

Крок 4. Формуємо відправлення

За вищезазначеним рекомендаціям зберіть пакет документів, і упакуйте його в конверт, дотримуючись наступних правил:

• Не мніть, не пошкодите документи при упаковці, і розмістити їх таким чином, щоб ушкодження не відбулося при розпакуванні у візовому центрі.
• Не використовуйте степлер.
• У графі «Куди» вкажіть адресу одного з відділень Нової пошти згідно зі своїм консульським округом.

Незважаючи на наявність подібного ради на офіційному сайті ППВА, не заклеюйте поки конверт. За послуги Нової пошти необхідно заплатити, а квитанцію про оплату додати в загальний пакет документів. Якщо оплата буде проводитися у відділенні, то заклеїти конверт необхідно після додавання в нього цієї квитанції.

Складність 7. Незважаючи на те, що ППВА та Нова пошта різні юридичні особи, і оплата кур’єрських послуг пошти не має прямого відношення до візових центрів, на сайті VFS-Global офіційно повідомляється, що без квитанції про оплату послуг Нової пошти, документи розглядатися не будуть.

Вкладати в конверт готівку для оплати забороняється. Лист з грошима всередині буде повернуто без розгляду.

Крок 5. Оплата послуг Нової пошти

Обов’язковою оплатою є 400 гривень за кур’єрські послуги. Додатково можна доплатити ще 60 гривень за СМС-повідомлення про статус доставки. Зверніть увагу, що оплата здійснюється за доставку документів «в обидва кінці», тобто інших витрат на Нову пошту для повернення документів не буде.

Сплатити можна заздалегідь, здійснивши платіж за реквізитами, дізнатися які можна за цим посиланням (відкриється pdf-файл з сайту ППВА). Або зробити оплату безпосередньо у відділенні. У другому випадку цей і наступний кроки будуть об’єднані.

При попередній оплаті конверт все одно не заклеюйте, т. к. у відділенні можуть зажадати пред’явити квитанцію, для підтвердження переказу.

Крок 6. Відвідування відділення Нова пошта

У призначений день, в це відділення, необхідно звернутися з повністю сформованим пакетом. Повідомте співробітнику пошти про намір відправити документи на візу з допомогою кур’єра. При необхідності зробіть оплату 400 / 460 гривень. Вкладіть квитанцію в конверт і заклейте його.

Необхідно окремо зазначити відділення Нової пошти, в якому ви хотіли б забрати готовий паспорт у разі позитивної відповіді на запит. За замовчуванням, це буде відділення відправлення.

Про прийняття листа співробітник пошти видасть відповідну квитанцію. Її треба зберегти до моменту повернення паспорта.

Крок 7. Очікування та отримання закордонного паспорта

Після отримання документів візовим центром, процес буде здійснюватися за звичною схемою: перевірка, пересилання в консульство (консульський відділ), отримання відповіді, повернення документів в ППВА. Як і хто може відстежити готовність візи докладно розказано в даному матеріалі. Час, скільки чекати відповіді, залежить від завантаженості візових центрів і консульств.

У разі відмови, так і при позитивному рішенні, паспорт буде переданий знову в кур’єрську службу Нової пошти. Про його зворотної доставки здобувачеві прийде повідомлення. Забрати документи необхідно в раніше обраному відділенні. Отримавши паспорт з візою, можна збирати речі і в’їжджати в Польщу.

Ще кілька питань і відповідей на тему відправки візових документів поштою, які найбільш часто з’являються у наших читачів.

Часті питання

Чи потрібно оплачувати послуги НП при додатковій відправці відсутніх документів? Так, кожна відправка оплачується окремо. При цьому оплачується доставка і в ППВА, і назад, навіть якщо фактично відправлення буде мати тільки один напрямок. Треба розуміти, що з додатковою відправкою документів нерідко виникають проблеми, тому краще спочатку пересилати все необхідне і в гарному якості копій.

Як дізнатися готовність візи при подачі через Нову пошту? За додаткові 60 гривень можна замовити послугу СМС-повідомлення, і про всіх етапах проходження здобувач буде повідомлятися. Готовий паспорт прийде у відділення Нової пошти, про що його власникові буде надіслано повідомлення про необхідність забрати документи.

Якщо я відправлю всі документи в оригіналах, то залишуся зовсім без всього. Хіба так можна? Немає вимог надавати оригінали всіх документів! Оригіналами зобов’язані бути закордонний паспорт, в який буде проставлена віза, запрошення (підстава для візи), фото, анкети, акти виконаних робіт та, якщо це вимагається, заява на анулювання попередньої візи. Решта, в т. ч. внутрішній паспорт / id-карта, відправляється в копіях.

Чи можна відправити через Нову пошту документи на Шенгенську візу? Зараз не можна. Послуга з пересилання документів на візу застосовується лише до випадків національних віз у Польщу.

Пересилання візових документів поштою – спосіб зручний, і для багатьох випадків необхідний. Як мінімум людям, що живуть далеко від населених пунктів з ППВА, можна заощадити час на поїздку. Однак процес непростий, а помилки можуть призвести до відмови. Тому дуже ретельно вивчіть даний і пов’язані з ним матеріали, перш ніж проводити оплату.

Подача документів у Візовий центр на польську візу через Нову Пошту: Відео